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Martin Züchner
Berater · Trainer · Coach
Führung, Selbstführung, Arbeitstechniken und Vertrieb - das sind meine Schwerpunkte. Die aktuelle Transformation unserer Gesellschaft von der (Post-)Industrialisierung in die Digitale Welt begleite ich mit offenen Angeboten, die viel Raum für Ihre Anliegen bieten!
Trainer für Zeitmanagement räumen schnell mit dem Vorurteil auf, man könne die Zeit managen. Die Zeit ist für jeden Menschen gleich. Jeder bekommt sein Leben lang jeden Tag aufs Neue ein Zeit-Guthaben in Höhe von 1.440 Minuten, auch jeder Trainer als auch alle Teilnehmer. Wir können also nicht die Zeit selbst managen, aber sehr wohl unseren Umgang mit der Zeit. Genau hier setzt ein Zeitmanagement Trainer an: Dieser zeigt, wie wir die zur Verfügung stehende Zeit effizienter und effektiv nutzen.
Zeitmanagement Trainer werden häufig mit folgenden Fragen der Teilnehmer konfrontiert:
- Wie schaffe ich alle Aufgaben?
- Wie bearbeite ich die vielen E-Mails?
- Wie schaffen ich es, am Ende des Tages das Chaos im Griff zu behalten?
Trainer für Zeitmanagement helfen dabei, indem sie Wege zeigen, bevorstehende Aufgaben und Termine innerhalb des uns zur Verfügung stehenden Zeitbudgets abzuarbeiten. Es geht also darum, unseren Arbeitsalltag besser in den Griff zu bekommen, um so die Arbeit besser zu erledigen und dabei an Lebensqualität zu gewinnen.
- 1. Welche Methoden empfehlen Trainer für Zeitmanagement?
- 2. Wie setze ich für mein Zeitmanagement Ziele?
- 3. Videobeispiel: Trainer Zeitmanagement
- 4. Wie definiere ich für mein Zeitmanagement Meilensteine?
- 5. Wie plane ich Aufgaben in meinem Zeitmanagement?
- 6. Welchen Tipp haben Zeitmanagement Trainer für die Erfolgskontrolle?
- 7. Wie betreibe ich in meinem Zeitmanagement Prozessoptimierung?
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Kirsten Germann
Redner · Berater · Trainer · Coach
Vermittlung von Lösungen, neuer Strategien und Training der Umsetzung In kleinen Gruppen wird intensiv und mit Freude am Lernen gearbeitet. Vom Workshop bis zum Tagesseminar, immer inklusive Skript.
Klaus Kampmann
Redner · Trainer · Coach
Ich motiviere und qualifiziere Menschen zu gesunder Leistungskultur, indem sie lernen emotional stabil und mental stark den Arbeitsalltag zu bewältigen.
1. Welche Methoden empfehlen Trainer für Zeitmanagement?
Im Grunde genommen gibt es nicht die EINE Methode, um Zeitmanagement zu betreiben. Vielmehr besteht Zeitmanagement aus verschiedenen Elementen, um Aufgaben zu bewerten, Prioritäten zu setzen und um Dinge zu erledigen bzw. zu delegieren. Trainer haben hier oft ein sehr großes Repertoire.
Dennoch gibt es zwei grundsätzlich verschiedene Ansätze. Auf der einen Seite kann man seine Termine und Aufgaben auf Papier planen. Hierzu bietet sich in der einfachsten Form ein leeres Blatt Papier an. Oder man nutzt ein Zeitplanbuch für die Planung. Auf der anderen Seite gibt es aber auch eine ganze Reihe von Apps für PC, Smartphone und Tablet, um auf elektronischem Wege zu planen.
Jedes System hat hierbei seine Vor- und Nachteile. Am Ende gewinnt aber immer das System, das für einen arbeitet, mit dem wir zurechtkommen und indem wir uns wohlfühlen.
2. Wie setze ich für mein Zeitmanagement Ziele?
Ohne Ziele gibt es keine Aufgaben. Unsere Tätigkeiten beschränken sich von Natur aus ausschließlich auf ein notwendiges Minimum und Selbsterhaltung. Doch gerade im Beruf, aber auch im Privatleben, brauchen wir Ziele und Vorhaben, um uns weiterzuentwickeln, zu wachsen, Dinge zu erleben und unsere Komfortzone zu erweitern.
Eine der wichtigsten Regeln besagt, ein Ziel ohne einen konkreten Termin ist nur ein Wunsch. Diese Botschaft machen Trainer gerne am Beispiel Neujahrsvorsätze deutlich. Denn die meisten setzen sich für das neue Jahr keine Ziele, sondern sie äußern unverbindliche Wünsche. Von daher sollte jedes Ziel immer auch eine Deadline besitzen. Dadurch wird es konkret und es entsteht ein gewisser Handlungsdruck.
Geht es dann an die Bearbeitung von einzelnen Aufgaben, dann sollte auch hier jeweils ein Zeitlimit gesetzt werden. Manchmal neigen wir dazu, mit der Zeit zu großzügig umzugehen. Denn bekanntlich ist jeder Arbeitsschritt unendlich dehnbar. Setzen wir uns aber auch für einzelne Aufgaben ein Ziel und verbinden das mit einem Zeitlimit, dann hilft das, um konzentriert am Thema zu bleiben. Um auch in der Zeit zu bleiben ist es hier ratsam, beispielsweise einen Timer zu stellen.
Die meisten Zeitmanagement Trainer empfehlen für die Zielsetzung die SMART-Formel. Hierbei steht jeder Buchstabe für ein Attribut:
S = SPEZIFISCH:
Ein Ziel sollte in seiner Beschreibung so spezifisch und detailliert wie möglich beschrieben werden.
M = MESSBAR:
Jedes Ziel sollte mit messbaren Fakten verknüpft werden, so dass man zweifelsfrei weiß, dass und wann man es erreicht hat. Manche Trainer ergänzen das M auch mit motivierend, da man nur Ziele anstrebt, die einen selbst auch motivieren.
A = ATTRAKTIV:
Ein Ziel sollte so attraktiv sein, dass wir gerne dafür arbeiten und alles nur Erdenkliche in die Waagschale legen, um dieses zu erreichen.
R = REALISTISCH:
Alles, was als Ziel geplant wird, sollte realistisch sein. Man muss sich strecken, doch es sollte immer erreichbar sein.
T = TERMINIERT:
Wie schon an anderer Stelle formuliert, sollte jedes Ziel mit einem konkreten Termin verknüpft werden.
3. Videobeispiel: Trainer Zeitmanagement
Mehr Zeit durch die „Müll-Liste“.
4. Wie definiere ich für mein Zeitmanagement Meilensteine?
Bei mittel- und langfristigen Zielen ist es ratsam, diese in einzelne Unterziele aufzuteilen und gegebenenfalls auch Meilensteine mit einer Terminvorgabe – also Zwischenzielen – zu definieren.
Entscheidend an dieser Stelle ist, dass die erste Aufgabe so gesetzt wird, dass diese Aufgabe innerhalb der ersten 72 Stunden begonnen oder sogar erledigt wird. Hintergrund hierbei ist die von vielen Trainer zitierte 72-Stunden-Regel. Diese Regel besagt, dass jedes Vorhaben, dass nicht innerhalb von 72 Stunden begonnen wird, nicht genug Kraft besitzt und letztlich nur auf der langen Bank landet … und so meist unerledigt bleibt.
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Jürgen Zwickel
Redner · Trainer
Training im Bereich Verkauf, Persönlichkeitsentwicklung, erfolgreiche Führung und Selbstführung
5. Wie plane ich Aufgaben in meinem Zeitmanagement?
Jedes Vorhaben besteht aus verschiedenen Aufgaben. Diese führen letztlich in Richtung Zielerreichung. Doch jeden Tag haben wir viel zu tun, was zu erledigen gilt. Betrachtet man hierbei jede einzelne Aufgabe, dann wird schnell klar, dass diese jeweils eine andere Wertigkeit haben.
Deshalb bietet es sich an, bei jeder Aufgabe folgende Fragen zu stellen:
- Ist sie wichtig und eilig?
Wenn ja, dann sollte diese sofort erledigt werden.
- Ist sie unwichtig und eilig?
Wenn ja, dann sollte sie delegiert oder zeitnah erledigt werden.
- Ist sie wichtig und nicht eilig?
Wenn ja, dann sollte sie mit einem Termin fest eingeplant und terminiert werden.
- Ist sie unwichtig und nicht eilig?
In diesem Fall kann sie meist dem Papierkorb übergeben werden.
Über diese Fragen lassen sich alle Aufgaben täglich neu bewerten und mit entsprechenden Prioritäten versehen. Viele Trainer empfehlen, diese Aufgaben am Abend für den Folgetag festzulegen, um dann gleich am Morgen produktiv zu sein.
Manchmal beginnt der Tag aber auch mit der Durchsicht des E-Mail-Posteingangs. Idealerweise sollten an dieser Stelle aber schon die wichtigsten Tagesaufgaben geplant oder erledigt sein. Konkret bedeutet das, dass zum Tagesbeginn die dringenden und wichtigen Aufgaben zuerst erledigt werden, bevor das E-Mail-Programm geöffnet wird. Dies erfordert sicherlich Disziplin, aber auch ein gutes Training der eigenen Selbstbeherrschung.
Zum Abarbeiten der E-Mails bietet sich auch eine Strategie an. Kurz gesagt besagt diese Strategie:
- Alles das, was innerhalb von 3 Minuten erledigt werden kann, sollte erledigt werden.
- Alles Weitere gilt es zu planen und mit einem Termin zu versehen.
Dadurch kann man in einem festen Zeitblock die dringenden und wichtigen Themen, die sich aus einer E-Mail ergeben, zeitnah abarbeiten und alles Weitere zum Tagesablauf passend planen.
6. Welchen Tipp haben Zeitmanagement Trainer für die Erfolgskontrolle?
Die Frage der Erfolgskontrolle ist schnell beantwortet. Ein Ziel ist dann erreicht, wenn der geplante SOLL-Zustand erreicht ist. Genau deshalb sollte jedes Ziel an messbare Kriterien geknüpft sein, so dass sich durch einen SOLL-/IST-Vergleich konkret feststellen lässt, ob es auch tatsächlich erreicht wurde.
Ist es erreicht und stimmt das Ergebnis, dann ist das Vorhaben beendet. Nun kann ein neues Vorhaben begonnen werden. Ist das Ziel nicht erreicht, dann muss an dieser Stelle nachgebessert und ggf. ein neues definiert werden.
7. Wie betreibe ich in meinem Zeitmanagement Prozessoptimierung?
Ist ein Ziel erreicht, dann sollte am Ende, gerade bei mittel- und langfristig angelegten, überlegt werden, wie das Ziel erreicht wurde und an welchen Stellen es Optimierungsbedarf gibt.
Durch diese Reflexion kann ein kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess (KVP) angestoßen werden, um Zukunft ähnliche Ziele schneller oder besser zu erreichen.
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Christiane Wittig
Trainer · Coach
Mit dem SK-Prinzip eröffne ich Ihnen neue Wege zu tragfähigen, nachhaltigen Entscheidungen.
Matthias Keil
Berater · Trainer · Coach
Auch dieses Jahr haben wir wieder neue Produkte und verbesserte Trainings und Seminare für Ihre Weiterbildung. Alle Seminare werden von Ihrem persönlichen Experten Dipl. Sozialwissenschaftler Matthias Keil geleitet. • Seit 2001 Trainer und Coach. Weitere Infos unter: https://keilcoaching.de/
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