Vortrag Projektmanagement: Vergleichen Sie 5 Redner

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Redner mit einem Vortrag zum Thema Projektmanagement bringen Klarheit: Man kann an einem Projekt arbeiten, in einem Projekt engagiert sein oder für ein Projekt tätig sein. Doch was ist ein Projekt eigentlich und wie kann ein Projekt gemanagt werden?

1. Was ist ein Projekt?

Bevor es um das Projektmanagement geht, braucht es für den Begriff PROJEKT eine Definition. Hierbei geht es um einen Geschäftsprozess, der von der Geschäftsführung initiiert bzw. genehmigt wird. Das Projekt wird von einer vorübergehenden Organisationseinheit gemanagt (Projektmanagement) und hat das Ziel, eine bestimmte Aufgabe oder ein Vorhaben zu einem definierten Termin, unter Berücksichtigung der Kostenkalkulation, zu verwirklichen.

2. Welche Aufgabe hat ein Projektmanagement?

Das Projektmanagement hat eine Vielzahl von Aufgaben, wie beispielsweise Planung, Überwachung, Steuerung und Abschluss eines Projekts. Die einzelnen Aufgaben werden durch das genutzte Projektmanagementsystem beschrieben.

In einem Vortrag wird meist ein Projektmanagementsystem wie folgt beschrieben:

1. Prozessbeschreibung: Hierbei geht es um die einzelnen Aufgaben und Aufteilung dieser in einzelne Arbeitspakete.
2. Aufgabengebiete: Verteilung auf einzelne Aufgabengebiete, um hierbei die einzelnen Kosten je Einheit im Blick zu behalten.
3. Rollenbeschreibung: Definition der einzelnen Rollen und der jeweiligen Aufgaben.
4. Methodenwahl: Wahl der besten Methode, um das Projekt zu realisieren, wie beispielsweise Design Thinking oder Agiles Arbeiten.
5. Reporting: Festlegen, wie das Projekt dokumentiert und der jeweilige Status ermittelt, festgehalten und kommuniziert wird.
6. Sonstiges: Weitere Systeme, Prozesse und Abläufe definieren, beispielsweise in Bezug auf das Qualitätsmanagement oder die Einbindung von externen Quellen.

3. Wann beginnt ein Projekt?

Auf den ersten Blick ist die Antwort auf diese Frage einfach, doch bei genauerer Betrachtung gibt es hierbei zwei mögliche Antworten. Zum einen kann das Projekt schon in der Vorbereitungsphase als begonnen definiert werden, oder aber es gibt einen konkreten Projektauftrag mit einem festen Starttermin. Es ist aber nur wichtig, dass alle beteiligten Parteien, wie beispielsweise die wesentlichen Entscheidungsträger, das Management, die Unternehmensleitung etc. sich über die Rahmenbedingungen einig sind.

Einigkeit sollte hierbei nicht nur über Projektstart und Ablauf geben, sondern auch in Hinblick auf die genaue Definition des Ziels. Erst durch ein klar definiertes Ziel sind eine realistische Planung, die Umsetzung und eine effektive Kontrolle im Rahmen des Projektmanagements erst möglich.

Damit ein Ziel klar definiert werden kann, braucht es ein Wunschszenario in Form eines Use Cases, ein Lastenheft und einen ausformulierten Projektauftrag. Integraler Bestandteil einer soliden Projektplanung ist auch eine ausführliche Risikoanalyse, um hier eventuellen Problemen rechtzeitig zu begegnen.

Bei Bauvorhaben gibt es traditionell den ersten Spatenstich und bei größeren Vorhaben bietet sich auch hier ein Kick-off an. Eine solche symbolische Handlung ist wie ein Stapellauf, der vermittelt, dass es jetzt losgeht. Gerade in diesem Zusammenhang bietet sich auch ein thematisch passender Redner zum Thema Projektmanagement für ein Kick-off-Meeting an.

4. Video: Was ist Projektmanagement?

5. Was gehört zur Projektplanung?

Damit ein Projekt ein erfolgreiches Ende hat, braucht es eine solide Planung, Kontrolle und eine funktionierende Steuerung. Diese drei Elemente gehören zur Kernaufgabe des Projektmanagements. Dabei ist der Projektplan die alles entscheidende Referenz für einen Soll-/Ist-Vergleich aller Kennzahlen.

Eine solide Projektplanung braucht folgende Punkte:

• Planung des Leistungsumfangs in Form von Produkten oder Leistungen, die im Rahmen des Projekts realisiert werden.
• Festlegung von Terminen und einer zeitlichen Abfolge für einzelne Projektphasen, Meilensteine, Aufgabenpakete oder einzelne Aufgaben.
• Einschätzung bzgl. der Kostenplanung für die Finanzierung des Projekts, so dass die einzelnen Projektschritte abgedeckt sind bzw. die finanziellen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.
• Ressourcenplanung für den Einsatz von Mitarbeitern, Maschinen, Sachmitteln, einer geeigneten Infrastruktur etc.

Jeder einzelne dieser Punkte ist wichtig. Doch erst die Abstimmung aller Punkte untereinander sorgt dafür, dass das gesamte Vorhaben überhaupt eine Chance auf Erfolg hat.

6. Wie wichtig ist die Kontrolle beim Projektmanagement?

Zwischen dem Projektstart und dem (hoffentlich) erfolgreichen Projektabschluss stehen viele einzelne Schritte, Meilensteine und Aufgaben. Eine der wichtigsten Aufgaben hierbei sind die Überwachung und Steuerung, also das Controlling, des gesamten Projekts. Ohne Controlling ist ein Projekt wie ein führerloses Auto – früher oder später kommt es zum Unfall.

Doch ein Projekt ist auch alles andere, als ein Zug, der auf Schienen unterwegs ist. Jede noch so gute Planung braucht Flexibilität bei der Umsetzung und Kontrolle in der Sache. Es gilt, mittels Projektmanagement ein Projekt in der Spur zu halten. Idealerweise gelingt das, indem das Projektmanagement kontinuierlich einen Soll-/Ist-Abgleich durchführt und bei entsprechenden Abweichungen korrigierend eingreift. Somit sind das Controlling und die Steuerung des Projekts integraler Bestandteil des Projektmanagements und gehört somit zwingend zu jeder Projektdurchführung.

Zum Controlling gehören:

1. Die Überwachung von Terminen und Fristen,
2. Kontrolle des Projektfortschritts (inkl. Ressourcenplanung) und
3. Aufsicht über die jeweiligen Kosten und bzw. die Ausgabenplanung.

Entscheidend hierbei ist, dass es weniger um Erbsenzählerei geht, sondern um die Erhebung von aussagekräftigen Daten, um den Fortschritt des Projekts im Blick zu haben, bzw. um bei Abweichungen entsprechend gegenzulenken.

7. Wie kann ein Projekt dokumentiert werden?

Zur Projektrealisierung gehört auch die entsprechende Dokumentation. Hier werden die entsprechenden Arbeitsschritte dokumentiert und auch mögliche Abweichungen festgehalten, um auch im Nachhinein die gewählten Steuerungsmaßnahmen zu erklären bzw. um auf Basis der Dokumentation möglichst rechtzeitig Abweichungen zu identifizieren, so dass hier mit entsprechenden Gegenmaßnahmen reagiert werden kann.

Das Projektmanagement, bzw. der Projektleiter, hat hierbei die Aufgabe, Leistungsbewertungen zu formulieren, Prognosen zu erstellen und Entscheidungen über Steuerungsmaßnahmen zu treffen und zu dokumentieren, damit übergeordnete Gremien auch hier eine Bewertung des Gesamtprojekts durchführen können.

8. Wie wird mit Projektrisiken im Rahmen des Projektmanagements umgegangen?

Jedes Projekt braucht auch ein Risikomanagement, denn von Natur aus trägt jedes Projekt Unsicherheiten in sich. Wichtige Mitarbeiter fallen aus, Lieferungen entsprechen nicht dem geforderten Standard oder bestellte Waren kommen zu spät – oder gar nicht. Je komplexer ein Projekt ist, desto sicherer braucht man einen Projektmanager, der sich ausschließlich um das Risikomanagement kümmert.

Die einzelnen Schritte des Risikomanagements sehen dabei wie folgt aus:

1. Erkennen von möglichen Indikatoren für ein potenzielles Risiko,
2. Analyse der potenziellen Risikofaktoren,
3. Bewertung des Risikopotenzials,
4. Vorsorge, um einem möglichen Risiko rechtzeitig zu begegnen,
5. Überwachung der Risikofaktoren mit Hilfe geeigneter Werkzeuge und
6. Risikosteuerung, um im Falle eines Falles steuernd einzugreifen.

9. Wann ist ein Projekt abgeschlossen?

Jedes gestartete Projekt findet an einem bestimmten Punkt auch sein Abschluss. Meist erfolgt dieser Abschluss durch die finale Abnahme durch den Auftraggeber. Gibt es Mängel, dann muss nachgearbeitet werden. Wird das Projekt final abgenommen, dann ist das Projekt abgeschlossen und das Projektteam kann aufgelöst werden. Oft kommt es an dieser Stelle zu einem Akt der finalen Manöverkritik, um zu ermitteln, was gut gelaufen ist und was nicht. Zusätzlich wird im Rahmen einer Nachkalkulation ermittelt, ob die geplanten Rahmendaten eingehalten wurden und die Kalkulation gepasst hat.

Am Ende wird vom Projektleiter noch ein Abschlussbericht erstellt, indem alle Dokumente zum Projekt für eine spätere Revision zur Verfügung gestellt werden. All diese Arbeiten sind wichtig, um Erfahrungswerte zu sammeln und auch bzgl. der Kalkulation einen Soll-/Ist-Abgleich vorzunehmen. Erst jetzt ist das Projektmanagement vollständig abgeschlossen.

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