Kundenevent organisieren und mit tollen Ideen begeistern
Mit der perfekten Organisation Ihres Kundenevents steht und fällt der Erfolg Ihrer Veranstaltung. Zugegeben, auf alle möglichen Eventualitäten werden Sie sich nicht vorbereiten können – und müssen. Dennoch sollten Sie folgende Tipps beherzigen, damit die Teilnehmer Ihres Kundenevents auch noch nach ein paar Monaten sagen können „Das war ein gelungenes Kundenevent mit originellen Ideen.“
Idee für Ihr Kundenevent: Redner zum Thema Zukunft
Dr. David Bosshart
Redner
Jahrzehntelange Expertise in den Bereichen: Zukunft des Konsums, gesellschaftliche Wandel, Digitalisierung, Management und Kultur, Globalisierung und politische Philosophie.
Wie Sie ein Kundenevent planen
Nachfolgend die entscheidenden Tipps in Frageform:
- Was ist das Ziel Ihres Events? Wollen Sie letztlich Ihre Umsätze steigern (welche?), die Kundenbindung erhöhen (woran merken Sie das?) oder eine wichtige Botschaft feiern bzw. mitteilen?
- Wann wollen Sie das Kundenevent durchführen? Berücksichtigen Sie dabei die Feiertage und Ferien in den unterschiedlichen Bundesländern, eventuelle „Gegenveranstaltungen“ in Ihrer Branche als auch die erforderlichen Zeiten für die An- und Abreise Ihrer Kunden.
- Unterschätzen Sie den logistischen Aufwand für Stühle, Catering und Exponate nicht.
- Wer soll alles an Ihrer Veranstaltung teilnehmen? Wie wollen Sie diese einladen? Wie stellen Sie sicher, dass diese dann auch wirklich zu Ihnen kommen, so dass Sie entsprechend planen können?
- Erstellen Sie ein originelles Programm. Wenn dieses keine originellen Ideen beinhaltet, besteht das Risiko, dass weniger zu Ihnen kommen, als möglich wäre. Denkbar ist, beispielsweise 90 Teilnehmer in 3 Gruppen eizuteilen, die dann im Wechsel unterschiedliche Dinge erleben. So wird Gruppe 1 durch den Betrieb geführt, während die Teilnehmer der Gruppe 2 einem Vortrag lauschen und die Teilnehmer der Gruppe 3 vom Fertigungsleiter erklärt bekommen, wie die neue Maschine funktioniert, die die Kunden kaufen können.
- Ein sechsstelliger Betrag ist in ein Kundenevent schnell investiert. Fragen Sie sich, ob Sie vielleicht als „Filter“ eine Eintrittsgebühr nehmen, nur Kunden kostenlos den Zugang ermöglichen, wenn es Ihre Besten sind – oder Sie weitere Geschäftsfreunde/Lieferanten als Sponsor oder Mitaussteller gewinnen.
- Planen Sie die Werbung. Dabei geht es nicht nur um die Werbung der Teilnehmer, sondern auch um die Vermarkung des Kundenevents, sobald dieses vorbei ist. Getreu dem Motto: Tue Gutes und rede darüber.
- Suchen Sie den Austausch mit Kollegen, die bereits Kundenevents durchgeführt haben, um von diesen zu lernen. Neben guten Büchern gibt es aber auch erfahrene Dienstleister, die hochwertige Kundenevents professionell organisieren.
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Wie Sie zum Kundenevent einladen
Berücksichtigen Sie folgende Punkte bei der Einladung:
- Erstellen Sie eine schriftliche Einladung mit Wirkung, die Lust macht, Ihr Kundenevent zu besuchen.
- Denken Sie an eine Liste mit allen Personen, die Sie einladen möchten. Im Idealfall ist sie auch objektiv erklärbar. Sollten nämlich gewisse Kunden von Ihnen nicht eingeladen werden, dann wäre es gut, wenn Sie dies auf Augenhöhe erklären können.
- Was ist eigentlich der Anlass Ihres Kundenevents? Ihre Gäste werden es Ihnen danken, wenn Sie denen Struktur geben: Ab wann ist Einlass? Wann geht die Veranstaltung los? Ist eine spezielle Kleidung gewünscht? Bis wann muss man sich wo anmelden?
- Nutzen Sie die Einladungen, um mit Ihren Kunden zu telefonieren – und so Beziehungen aufzubauen und zu halten. Kündigen Sie beispielsweise telefonisch Ihre bevorstehende Veranstaltung an, versenden dann Ihre Einladungen – und fassen diese ggf. auch nach.
- Denken Sie daran, die Anmeldungen zu bestätigen, gerne auch mit einer genauen Agenda.
Ideen für ein tolles Kundenevent
Es ist nicht immer leicht, positiv aufzufallen. Nachfolgend ein paar Ideen:
- Engagieren Sie einen bekannten Redner als Besuchermagnet.
- Sorgen Sie für Abwechslung. Einen ganzen Tag nur zuzuhören kann, egal wie interessant es ist, auch irgendwann anstrengend sein.
- Buchen Sie einen Zauberer, der sich beispielsweise beim Buffett unter die Gäste mischt – und diese unterhält.
- Musik beeinflusst massiv die Stimmung. Wer könnte was spielen oder aufführen?
- Was gibt es, was Ihre Gäste mehrheitlich toll finden, aber eigentlich niemals tun? Casino-Abend, mit Quads über unwegsames Gelände fahren oder vielleicht selbst etwas kochen, brauen oder kreieren?
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