Wie gelingt eine gute Veranstaltung? 10 Tipps für Sie!

Jede Veranstaltung und jede Tagung, jedes Vertriebsmeeting oder Kick-off-Event ist für den Veranstalter von außerordentlicher Wichtigkeit. Oft kommen die besten Kunden zusammen, es werden strategische Entscheidungen auf den Weg gebracht oder neue Projekte und Vorhaben angestoßen. Entsprechend hoch sind die Erwartungen an Location, Technik, Inhalte und an einen externen guten Redner, der speziell für diese Veranstaltung gesucht und gebucht wird. Genau aus diesen Gründen wird auch und gerade in eine solche Veranstaltung viel Geld investiert. Nachfolgend ein paar Tipps.

1. Was ist für die Teilnehmer eine gute Veranstaltung?

Für die Teilnehmer ist eine Veranstaltung dann ein Erfolg, wenn sie etwas Neues erfahren und etwas Großartiges erleben. Gerade der Erlebnisfaktor ist an dieser Stelle nicht zu unterschätzen. Das liegt in der Natur der Dinge, denn Inhalte verändern sich, doch Erlebnisse bleiben. Sehr gerne erinnern wir uns an tolle Erlebnisse zurück – und von einem Augenblick zum anderen verändert sich auch unser Zustand.

Gerade im Gespräch hört man an dieser Stelle dann oft Sätze wie: „Erinnerst Du dich noch, wie wir …“ Genau aus diesem Grund sind Kundenveranstaltungen und auch Kick-off-Events so unendlich wertvoll, denn gut inszeniert setzt man hier auf ein Kommunikationsmedium mit echter und nachhaltiger Langzeitwirkung.

Redner zum Thema Führung:

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Peter Baumgartner

Redner

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Kirsten Germann

Redner · Berater · Trainer · Coach

Frei sprechend und immer aktiv im Bezug zum Publikum. Powerpoint nur minimal im Einsatz (kein betreutes Lesen!)

Astrid Göschel

Redner · Trainer · Coach

Ich mache das, was ein guter Redner im ursprünglichen Sinne tun sollte: 1. informieren, 2. erfreuen, 3. überzeugen. Erfahrungswert: 1."Lautstärke macht Argumente nicht besser!", 2. "Je größer das Headset, desto mehr Egozentrik ist zu erwarten!" Ein smartes Klipp-Mikrofon ist für mich perfekt:-).

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2. Was ist für die Geschäftsführung eine gute Veranstaltung?

Die Teilnehmer sind eine Seite des Erfolgs. Auf der anderen Seite steht das Unternehmen. Hier gibt es meist zwei unterschiedliche Sichtweisen auf den Erfolg. Die Geschäftsführung bewertet den Erfolg langfristig auf die eine oder andere Art und Weise am Geschäftsergebnis. Deshalb sind alle Veranstaltungen auch mittel- und langfristige Investitionen in das Unternehmen und beispielsweise in Neugeschäfte oder mehr/bessere Abschlüsse.

Etwas anders sieht es aus, wenn es sich um eine Mitarbeiterveranstaltung handelt. Meist spielen hier drei andere Faktoren eine entscheidende Rolle. Zum einen ist es eine Wertschätzung der Geschäftsführung gegenüber aller Mitarbeiter für die erbrachte Leistung und ein tolles Ergebnis. Hier geht es zum einen um Wertschätzung und zum anderen aber auch um eine große Portion Motivation. Aber es geht auch darum, die Mitarbeiter durch Begeisterung am Unternehmen zu binden und den Zusammenhalt im Team bzw. im ganzen Unternehmen zu festigen. Oft sind gerade deshalb Mitarbeiterveranstaltungen ideal, um ein Treibhausklima für Begeisterung, Kreativität und wahre Herzlichkeit dem Kunden gegenüber zu manifestieren. Der Grund hierfür ist einfach, denn wenn die Geschäftsführung sich wertschätzend den Mitarbeitern gegenüber verhält, dann wird diese Wertschätzung meist auch direkt auf das Innenverhältnis und auf die Beziehung zum Kunden übertragen. Genau aus diesem Grund sind Mitarbeiterveranstaltung niemals reine Fun-Events, sondern auch immer eine Investition in das Unternehmen und in die Kundenbegeisterung.

3. Was ist für den Veranstalter eine gute Veranstaltung?

Der dritte im Bunde, der den Erfolg einer Veranstaltung bewertet, ist der Organisator. Oft stecken hinter jeder erfolgreichen Veranstaltung 12 bis 18 Monate Arbeit. Meist beginnt alles mit einer Idee und einem passenden Thema. Dann werden weitere Inhalte, Aktionen und Ideen gesammelt und regelmäßig in Planungsrunden besprochen und abgewogen, was tatsächlich passt und was eher unpassend ist.

Sehr lange im Voraus wird dann auch schon nach einer passenden Location gesucht. Gerade hier braucht es Weitsicht, denn viele tolle Locations sind schon lange im Voraus ausgebucht. Gleiches gilt übrigens auch für wirklich gute Redner, die ihren Job verstehen und wissen, worauf es ankommt.

Neben der passenden Location braucht es dann meist auch Übernachtungsmöglichkeiten, die Transfers der Teilnehmer müssen geklärt werden, es gilt, den Programmablauf abzustimmen und so weiter und so fort. Jede Veranstaltung besteht aus vielen einzelnen Aufgaben. Einige dieser Aufgaben sind on-stage, also für alle sichtbar. Doch die meiste Arbeit findet off-stage, also im Hintergrund statt. Davon bekommen die Teilnehmer direkt nichts mit.

Doch indirekt haben diese Arbeiten eine große Auswirkung auf den Erfolg einer Veranstaltung, denn wenn alles reibungslos läuft, die Technik problemfrei funktioniert, das Buffet pünktlich vorhanden und lecker ist, die Transfers klappen und am Ende Teilnehmer und Geschäftsführung zufrieden sind, erst dann verbucht der Organisator „seine“ Veranstaltung als Erfolg.

Redner zum Thema Verkauf:

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Dr. Jens Wegmann

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4. Welche Rolle spielen Redner?

Auf jeder Veranstaltung gibt es eine Rede und üblicherweise auch einen externen Redner, der etwas zu sagen hat. Zumeist spricht jemand aus dem Unternehmen, oft direkt aus dem Kreis der Unternehmensführung. Eine kurze Rede der Führung ist hier extrem wichtig, denn diese hat so die Chance, den Tenor der gesamten Veranstaltung zu setzen. Entscheidend dabei ist, dass diese Rede nicht ewig lange dauert und von Zahlen, Daten und Fakten geprägt ist. Besser ist es hier, wenn die Führung kurz, knapp und präzise die Gäste emotional anspricht.

Neben der Rede aus den eigenen Reihen wird oft zusätzlich ein externer Redner für eine Veranstaltung gebucht.

5. Wie findet man einen guten Redner?

Die Beantwortung dieser Frage ist nicht ganz einfach. Zum einen sollte das Vortragsthema des Referenten zum zentralen Thema der Veranstaltung passen. Ist das Thema zu allgemein oder unpassend, dann werden hier die Teilnehmer mit einem Fragezeichen über dem Kopf zurückgelassen und sie fragen sich üblicherweise: „… was sollte das jetzt?“

Deshalb ist es entscheidend, dass der Redner sein eigenes Thema hat, das idealerweise auch gut zur Veranstaltung passt. Doch das ist nur ein Teil der Wahrheit. Der andere Teil der gesamten Wahrheit liegt darin, dass der Redner es auch versteht, sein Publikum zu erreichen und zu unterhalten. Redner avancieren heute mehr und mehr zu echten Entertainern. Eine Rede vom Blatt abzulesen oder eine reine PowerPoint-Präsentation mit vielen Texten sind absolut out. Teilnehmer brauchen kein betreutes Lesen, sondern echte, spannende, unterhaltsame, informative und motivierende Inhalte. Jeder Vortrag darf ruhig eine emotionale Achterbahnfahrt sein. Genau das ist es, was für Gesprächsstoff sorgt.

6. Video: So planen Sie eine erfolgreiche Veranstaltung

7. Wie sorgt ein Redner für eine gute Veranstaltung?

Eingangs sind wir im Detail darauf eingegangen, wer den Erfolg einer Veranstaltung wie bewertet. Auch wenn wir hier den großen Bogen gespannt haben ist das Wissen über die Bewertung des jeweiligen Erfolgs wichtig, um so einen Rückschluss auf den Redner zu definieren.

• Für die Geschäftsführung trägt der Redner zum Erfolg einer Veranstaltung bei, wenn es dem Redner gelingt, ein Thema unterhaltsam und unvergesslich zu vermitteln. Idealerweise sogar so, dass Teilnehmer auch nach langer Zeit noch sagen: „Erinnerst Du dich noch, wie wir …“ Entscheidend hierbei sind, wie die Veranstaltung und das jeweilige veranstaltende Unternehmen in den Erzählungen der Teilnehmer auftauchen.
• Für die Teilnehmer trägt der Redner zum Erfolg einer Veranstaltung bei, wenn sie Spaß am Vortrag haben und idealerweise auch eine zentrale Botschaft für sich selbst mit nach Hause nehmen. Doch am Ende steht das Erlebnis über dem Inhalt. Inhalte vergessen wir oft – Erlebnisse nicht.
• Für den Organisator trägt der Redner zum Erfolg bei, wenn dieser seinen Job nicht nur auf der Bühne, sondern auch hinter der Bühne versteht. Das heißt, wenn er vor der Veranstaltung zuverlässig Absprachen trifft, diese dann auch einhält und das liefert, was abgestimmt wurde –, der Redner pünktlich ist, sich Zeit für einen technischen Check nimmt und letztlich routiniert und professionell seinen Job macht.

Ab Ende wird deutlich, dass der Erfolg einer Veranstaltung von mehreren Faktoren und einer einheitlichen Gesamtinszenierung abhängt, um genau die Stimmung zu schaffen, die in Erinnerung bleibt. Die Location, die Teilnehmer und der Redner müssen hier harmonieren, so dass alles passt.

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