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In einem Vortrag über Effizienz geben Redner Tipps und Ideen, wie effizienteres Arbeiten gelingt. Viele Redner fordern in ihrem Vortrag, man müsse intelligenter arbeiten, statt mehr und härter. Denn: Wer mehr arbeitet, ist nicht automatisch produktiver. Darum garnieren Redner ihren Vortrag oft mit vielen praxistauglichen Ideen für mehr Effizienz – und sorgen so für Aha-Effekte beim Publikum.

1. Wo sehen Redner die Hauptprobleme bei der Effizienz?

Ausgangspunkt von praktisch jedem Vortrag zum Thema effizientes Arbeiten lautet: Wer mehr arbeitet, ist nicht automatisch auch produktiver. Mehr Arbeit bedeutet eben auch, dass tatsächlich nur MEHR gearbeitet wird – doch ob tatsächlich auch mehr erreicht wird, steht auf einem ganz anderen Blatt. In der Praxis sieht es eher so aus, dass der Arbeitsverlust durch ineffizientes Arbeiten einen ganzen Arbeitstag pro Woche ausmacht. In Zahlen sind das ca. 20 Prozent der Arbeitszeit, die wirkungslos verpuffen.

Im Vortrag zum Thema effizientes Arbeiten sind die Schuldigen schnell ausgemacht:

1. zu komplizierte Strukturen, Prozesse und Abläufe,
2. umständliches Vorgehen und
3. schlechtes Zeitmanagement.

Im Vortrag über effizientes Arbeiten geht es also darum, die eigene Arbeitszeit besser zu nutzen und mit weniger Aufwand die gleichen oder besseren Ergebnisse zu erzielen.

Um also effizienter zu arbeiten, gilt es

• die eigene Arbeit besser zu gestalten,
• Abläufe zu straffen
• oder bessere Strukturen zu etablieren.

2. Frage im Vortrag: Effizientes Arbeiten oder effektives Arbeiten?

Die Begriffe effizient und effektiv werden gerne für das Gleiche benutzt. Doch in Wirklichkeit beschreiben beide Begriffe etwas grundlegend Anderes. Effizient bedeutet, etwas richtig gut, zeit- und ressourcenoptimiert zu erledigen. Effektiv bedeutet hingegen, das RICHTIGE richtig gut, zeit- und ressourcenoptimiert zu erledigen.

Beispiel: Unterscheidung effizient und effektiv

Ich kann sehr effizient eine Leiter an eine Wand stellen und diese ebenso effektiv hochklettern. Doch die Effizienz ist vollkommen wertlos, wenn die Leiter an der falschen Wand steht. Erst, wenn die Leiter an der richtigen Wand steht, werde ich effektiv, indem ich die Leiter effizient erklimme.

Effektiv kommt immer vor effizient – auch im Alphabet. Eine weitere Eselsbrücke wird auch in Vorträgen gerne benutzt. Effizient besteht aus 8 und effektiv aus 9 Buchstaben – wiegt also schwerer. Letztlich geht es immer darum, das Richtige richtig zu machen – immer wieder, jeden Tag.

3. Warum empfehlen Redner den Fokus auf das Wichtigste?

Viel zu gerne arbeiten wir zeitgleich an allen möglichen Baustellen. Störungen im Alltag sind normal:

• Das E-Mail-Programm kündigt neue Mails akustisch an,
• das Smartphone fordert durch klingeln, piepen und brummen Aufmerksamkeit,
• ständig klingelt das Telefon.

Wir neigen dazu, unsere Aufmerksamkeit auf zu viele Dinge zu verteilen. Das Ergebnis: Wir machen Vieles, aber nichts wirklich richtig.

Gerade hier zeigt es sich, dass man sehr effizient viele Dinge gleichzeitig machen kann. Doch all das geht unweigerlich zu Lasten der Effektivität. Immer wieder unterbrechen wir einen Gedankengang, springen zu einem anderen Thema, müssen erneut Anlauf nehmen und jedes Mal müssen wir uns auf ein Neues orientieren. Diese Strategie belastet nicht nur das Gehirn und seine Leistungsfähigkeit, sondern ist im Rahmen der Arbeitseffizient extrem kontraproduktiv.

Sehr viel besser ist es, sich immer auf nur eine Aufgabe zu konzentrieren und diese mit einem klaren Fokus abzuarbeiten.

Tipps aus einem Vortrag für mehr Effizienz im Büro:

Alle Programme, die aktuell nicht benötigt werden, schließen,

das Smartphone so einstellen, dass nur ausgewählte Kontakte mit hoher Priorität durchkommen,

E-Mails innerhalb von zwei Zeitblöcken (morgens und nachmittags) abarbeiten und danach das E-Mail-Programm schließen,

Zeitblöcke reservieren, um E-Mails und sich daraus ergebende Aufgaben entweder direkt abzuarbeiten oder mit Termin fest zu planen,

wenn möglich, Aufgaben delegieren oder ignorieren.

Das sind schon mal die ersten Tipps, die Redner gerne vermitteln.

4. Video: Produktiver werden? Die 7 Wege zur Effektivität – Stephen R. Covey

5. Was ist die Eisenhower Matrix?

Ein Klassiker bei der Bewertung von Aufgaben ist die Eisenhower-Matrix. Diese hilft dabei, schnell zu entscheiden und zielführend zu agieren. Die Matrix besteht dabei aus vier Bereichen, die durch ein Kreuz gebildet werden.

• Der erste Quadrant (links/oben) ist für Aufgaben reserviert, die gleichermaßen dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben gilt es sofort zu erledigen.
• Der zweite Quadrant (rechts/oben) ist für Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Diese Aufgaben gilt es zeitnah einzuplanen.
• Der dritte Quadrant (links/unten) ist für unwichtige aber dringende Aufgaben. Diese gilt es, entweder zu delegieren oder auch langfristig zu planen.
• Der vierte Quadrant (rechts/unten) ist für unwichtige bzw. nicht dringende Aufgaben bestimmt. Diese können eigentlich direkt in der „Rundablage“, also dem Papierkorb, übereignet werden.

Um also jede einzelne Aufgabe zu bewerten, braucht nur folgende vier Fragen:

1. Ist die Aufgabe wichtig und dringend?
2. Ist die Aufgabe wichtig und nicht dringend?
3. Ist die Aufgabe unwichtig und dringend?
4. Ist die Aufgabe unwichtig und nicht dringend?

Je nachdem, wie die jeweilige Antwort ausfällt, werden die Aufgaben bearbeitet, geplant, delegiert oder entsorgt.

6. Wie helfen Strukturen, Abläufe, Pausen und Intervalle?

3 Hauptbotschaften aus einem Vortrag für mehr Effizienz und Effektivität:

1. schaffen Sie intelligente Strukturen, Abläufe und Prozesse,
2. nutzen Sie gezielt Pausen und
3. arbeiten Sie in Intervallen.

Strukturen, Abläufe und Prozesse sind das, was jede Menge Arbeit und somit Zeit spart. Von Natur aus ist der Mensch ein höchst ökonomisch agierendes Wesen. Doch oft machen wir es uns unnötig schwer. Einfache, immer wiederkehrende Prozesse, klare Strukturen für schnelle Entscheidungen und definierte Abläufe helfen dabei, effizient und effektiv zu agieren.

Das Setzen von kurzen Pausen gibt uns eine Chance, um zu entspannen. Wenige Minuten reichen aus, um zum nächsten Sprint anzusetzen. Dadurch entstehen Intervalle von kurzen Pausen und aktiven Phasen, die uns durch den Tag begleiten. Gut ist beispielsweise ein Zeitblock von 50 Minuten, gefolgt von 10 Minuten Pause und dann einem weiteren Zeitblock mit einer Dauer von 50 Minuten. Nach 5 Zeitblöcken kommt eine längere Pause von 30 Minuten. Durch solche Intervalle erhält man sich seine Leistungsfähigkeit, verteilt über den ganzen Tag. So schafft man am Ende mehr.

7. Warum funktionieren To-Do-Listen meist nicht?

Klassische To-Do-Listen neigen dazu, immer weiter befüllt zu werden. Neue Aufgaben kommen dazu und bisher eingepflegte Aufgaben rutschen weiter nach unten. Dadurch wird jede klassische To-Do-Liste schnell ein Friedhof für unerfüllte Aufgaben.

Und doch braucht es eine To-Do-Liste – sie sollte nur besser genutzt werden. Letztlich braucht es auch hier nur gewisse Abläufe und Prozesse, damit Aufgaben nicht nur geplant, sondern tatsächlich auch abgearbeitet werden. Idealerweise sichtet man am Ende des Tages bzw. am Ende der Woche die aufgelaufenen und nicht fest terminierten To-Dos und entscheidet, welche To-Dos am Folgetag bzw. in der folgenden Woche in Angriff genommen werden.

Entscheidend hierbei ist eine realistische Planung. Pro Tag sollten hier maximal nur 3 Top-Aufgaben als To-Do definiert werden. Das sollten natürlich die dringendsten und wichtigsten Aufgaben sein. Diese sollten zuerst bearbeitet werden, noch bevor die E-Mails gecheckt oder Meetings angesetzt werden. Sind diese Aufgaben erledigt, dann ist man bereit für den Tag – und hat das Wichtigste schon längst erledigt.

8. Fazit

Im Vortrag über effizientes Arbeiten helfen diese Ratschläge von Rednern weiter, um schneller und besser durch den Tag zu kommen, konzentrierter zu arbeiten und um mehr Energie zur Verfügung zu haben. Letztlich braucht es nur einen klaren Schnitt, um die neuen Strukturen, Abläufe und Prozesse zu installieren und die Konsequenz, um diese selbst und gegenüber anderen Mitarbeitern zu pflegen bzw. zu halten.

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