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Bei einem Seminar bzw. Training für Büroorganisation geht es nicht nur um Tipps für einen aufgeräumten Schreibtisch, sondern es geht bei einem solchen Seminar auch um Büroorganisation, die ein möglichst effizientes und ablenkungsfreies Arbeiten ermöglicht. Im Seminar zum Thema Büroorganisation geht es also nicht nur um physische Prozesse, sondern auch um alle Abläufe, die im Rahmen der Digitalisierung eingeführt werden. Digitale Prozesse haben am Ende nicht für weniger, sondern zu deutlich mehr Informationen geführt. Dies macht häufig eine Überprüfung bzw. Weiterentwicklung der eigenen Büroorganisation notwendig. Hier können ein Seminar bzw. Training entscheidend helfen.

Nach Einschätzung des EO-Instituts fühlen sich rund 61 % der Beschäftigten in Deutschland von der zunehmenden Informationsflut überfordert. Rund 47 Prozent aller Befragten haben nicht immer die Informationen zur Hand, die für Ihre Aufgabe wichtig sind.

Tipp 1 aus dem Seminar Büroorganisation: Die Ruhe vor dem Sturm nutzen

Der Tag verläuft so, wie der Morgen beginnt. Hier gibt es nichts Schlimmeres, als schon am Morgen gehetzt zu werden, weil man einmal mehr zu spät aufgestanden ist. Dabei hat jeder seine eigene Morgenroutine. Es gehört nicht viel dazu, diese so zu planen, dass man optimal in den Tag startet.

Im Seminar über Büroorganisation zeigt sich, dass der Start mit den richtigen Gewohnheiten einen vollkommen anderen Verlauf nimmt, als ohne – bzw. mit wenig förderlichen Gewohnheiten.

Trainer empfehlen häufig eine Morgenroutine, um in den Tag zu starten. So muss man nicht unnötig lange darüber nachdenken, was man zuerst macht. Eine gute Morgenroutine ist ein solides Fundament für einen strukturierten Arbeitstag.

Tipp 2 aus dem Seminar Büroorganisation: Zeit für Ziele

Führungskräfte sind es gewohnt, Zielvorgaben zu definieren und selbst entlang von Zielvorgaben zu agieren. Zur Zielerfüllung braucht es eine klare Zielsetzung, das Verständnis für die zu verändernden Gewohnheiten sowie eine meist ordentliche Portion Durchhaltevermögen.

Im Seminar über Büroorganisation verdeutlichen oft Beispiele aus der Praxis, wie wichtig Gewohnheiten sind. Denn diese entscheiden oft über Erfolg bzw. Misserfolg. Von daher sollten gerade Führungskräfte regelmäßig an neuen Gewohnheiten arbeiten, um so als gutes Vorbild für das gesamte Team zu glänzen. Im Training werden oft Tipps gegeben, wie passenden Gewohnheiten entwickelt und beibehalten werden.

Tipp 3 aus dem Seminar Büroorganisation: Die Technik für eine zentrale Terminverwaltung nutzen

Im Seminar zur Büroorganisation zeigt sich oft, dass es in vielen Unternehmen noch immer keine zentrale Terminverwaltung gibt, in der tatsächlich auch alle geschäftlichen und privaten Termine eingetragen sind. Natürlich müssen private Termine keine Auskunft darüber geben, um was es sich im Einzelnen exakt handelt. Solche Zeiten könnten beispielsweise mit „Vertrauenszeit“ statt mit „privater Arzttermin“ geblockt werden. Solche privaten Termine müssen im Kalender vermerkt sein, damit niemand diese erneut vergibt.

Am Ende läuft alles auf eine maximale Transparenz hinaus. Dies erleichtert entscheidend die reibungslose Zusammenarbeit. Hierfür gibt es viele gute Tools, die nur entsprechend eingerichtet und genutzt werden müssen. Trainer stellen meist entsprechende Werkzeuge vor, so dass man am Ende nur entscheiden muss, für welches Tool man sich entscheidet.

Video: 7 Tipps für den aufgeräumten Schreibtisch

Tipp 4 aus dem Seminar Büroorganisation: Prioritäten setzen ist Pflicht

Jeder Arbeitstag ist gefüllt mit Aufgaben und Pflichten. Doch um einen guten Job zu machen, müssen Prioritäten gesetzt werden. Hierbei gilt es, jede einzelne Aufgabe einem Check zu unterziehen: Wie dringend und/oder wichtig ist diese Aufgabe?

Vier Fragen und vier Handlungen, mit welchen Prioritäten gesetzt werden:

• Ist die Aufgabe sehr wichtig oder sehr dringend? Wenn ja, dann diese sofort erledigen.
• Ist die Aufgabe wichtig, aber nicht so dringend? Wenn ja, dann diese Aufgabe mit einem festen Termin planen.
• Ist die Aufgabe wichtig, aber nicht dringend? Ist das der Fall, dann sollte die Aufgabe delegiert werden.
• Ist die Aufgabe weder wichtig noch dringend? In diesem Fall hat die Aufgabe keinerlei Relevanz für das Unternehmen bzw. den geschäftlichen Erfolg – solche Aufgaben gehören in den Papierkorb.

Mit dieser Eisenhower-Methode lässt sich praktisch jede einzelne Aufgabe überprüfen und herausfinden, wie wichtig diese ist. Auch gibt sie eine Idee, in welchem zeitlichen Rahmen diese erledigt werden soll – oder ob die Aufgabe vielleicht komplett ignoriert werden kann.

Tipp 5 aus dem Seminar Büroorganisation: Alles hat seinen Platz

Spätestens bei dieser Aufgabenstellung zeigt sich die wahre Stärke eines Seminars zum Thema Büroorganisation. Denn die Praxis macht oft deutlich, dass

1. jeder seine eigene Art hat, um wichtige Unterlagen abzulegen,
2. manche Ablagen sich organisch entwickelt haben und
3. man die meiste Zeit mit Suchen vergeudet.

Im Seminar zur Büroorganisation gilt der Grundsatz, dass alles seinen Platz haben sollte. Somit ist die Vergabe dieser Plätze in Absprache und Abstimmung mit dem gesamten Team zu organisieren. Denn es können sich nur dann alle daran halten, wenn auch alle Bescheid wissen – und mit dem jeweiligen Platz einverstanden sind – bzw. verstehen, warum dieser Platz so entschieden worden ist.

Tipp 6 aus dem Seminar Büroorganisation: Gähnende Leere auf dem Schreibtisch

„Das Genie beherrscht das Chaos“ ist nichts weiter als eine Ausrede von Menschen, denen es an Routinen fehlt, um Ordnung auf dem Schreibtisch zu halten. Es gehören nur wenige Dinge auf den Schreibtisch.

Zum Beispiel:

• Der PC bzw. das Notebook mit ein oder zwei externe Monitoren, Tastatur, Maus oder Trackpad,
• ein Telefon, das Smartphone und ggf. eine Tablet,
• ein Notizbuch mit Stift und
• alles das, was für die aktuelle Aufgabe benötigt wird.

Alles andere hat seinen Platz woanders. Es wird nur dann hervorgeholt, wenn es tatsächlich gebraucht wird. Das schafft Ordnung auf dem Schreibtisch und sorgt für Klarheit im Kopf.

Tipp 7 aus dem Seminar Büroorganisation: Ordnung auf dem PC

Was für das Büro gilt, sollte in jedem Fall auch auf dem PC, externen Festplatten und in der eigenen Cloud gelten. Überall braucht es eine einheitliche Struktur, so dass man alles findet, ohne lange danach zu suchen. Mehr noch, gerade bei gemeinsam genutzten Speicherorten braucht es eine Struktur, die allen bekannt ist und an die sich alle halten.

Idealerweise sollten alle Arbeiten und Dokumente so organisiert sein, dass jeder im Falle eines Ausfalls nahtlos übernehmen kann.

Fazit zum Seminar Büroorganisation

Grundsätzlich sollte jedes Büro so aufgestellt sein, dass alle wissen, wo die wichtigen Unterlagen zu finden sind. Nichts ist schlimmer, als das so genannte Ein-Personen-Risiko. Hiermit ist gemeint, dass wichtige Informationen, Abläufe und Prozesse so gestaltet sind, dass nur ein einziger im Unternehmen weiß, worauf es ankommt. Keine gute Idee! Denn für jedes Unternehmen ist das ein untragbares Risiko. Es ist aber mit einem Seminar bzw. mithilfe von Trainern für Büroorganisation leicht zu senken.

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