Aus einer Präsenz Veranstaltung kurzfristig eine Online-Veranstaltung organisieren.

Die Zeit hat uns wieder mal eingeholt. Wir hofften alle auf mehr Präsenz - und Online ist zurückgekehrt. Die Verzweiflung vieler Wirtschaftsbereiche, die auf Präsenz setzen, ist überall spürbar. Online ist nun Mal nicht Präsenz - ein persönliches Gespräch zum Mittagessen oder in einer Kaffeepause ist nun mal etwas ganz was anderes, denn es fehlt der persönliche Kontakt. Wie bekommen wir diesen in eine Online-Veranstaltung transferiert? Bernd Braun hat dazu 5 Tipps, wie Sie neben der schnellen Umdisponierung von Präsenz zu Online auch den persönlichen Kontakt mitnehmen.

1. Informieren Sie frühzeitig mit Begründung

Natürlich bedeutet frühzeitig bei einer kurzfristigen Umdisponierung nicht Wochen vorher. Frühzeitig bedeutet, dass Sie, in dem Moment, wo die Entscheidung bei Ihnen im Unternehmen getroffen wurde, die Präsenzveranstaltung als Onlinekonferenz stattfinden zu lassen, sofort alle Teilnehmer, Referenten, Moderatoren und sonstige Mitwirkende informieren. Am besten noch am gleichen Tag.

Begründen Sie die Entscheidung authentisch und den Werten Ihres Unternehmens entsprechend. Für alle Mitwirkenden muss dies sofort nachvollziehbar sein.

2. Ziehen Sie Spezialisten hinzu

Holen Sie sich sofort einen Spezialisten für Onlineveranstaltungen mit ins Boot. Oft ist es den Beteiligten im Unternehmen nicht bewusst, dass eine Online-Veranstaltung nach völlig anderen Drehbüchern durchgeführt wird, wie eine Präsenz-Veranstaltung. Lassen Sie sich beraten und die Präsenz Veranstaltung in eine Online-Veranstaltung umschreiben.

3. Akquirieren Sie alle Ressourcen in Ihrem Unternehmen, die abkömmlich sind.

Die Online-Veranstaltung wird aller Voraussicht nach bei Ihnen im Unternehmen stattfinden. Hier sind jedoch die Möglichkeiten beschränkt. Evtl. wird der einzige Veranstaltungsraum, der in Ihrem Unternehmen dafür möglich ist, bereits von einem anderen Bereich des Unternehmens in Anspruch genommen. Jetzt müssen sie ausweichen oder sich mit dem Bereich einigen.

4. Binden Sie Ihre wichtigsten Ressourcen mit ein

Die wichtigste Ressource im Unternehmen sind die IT- und Technikabteilungen. Diese müssen für eine erfolgreiche Online-Veranstaltung immer eingebunden sein. Geben Sie beiden den Raum, auch wenn er sehr gering und zeitlich eng getaktet ist, den diese benötigen. Was nützt es Ihnen, wenn der Referent Ihre Vorbereitungszeit in Anspruch genommen hat, aber vor einem leeren Monitor steht, weil die Verbindung hängt oder erst gar nicht online geht?

5. Geben Sie auch analoge Aufmerksamkeit

Als wichtigsten Punkt für die Teilnehmer*innen, Referent*innen und Moderator*innen ist es diesen eine analoge Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Das kann in der Form eines kleinen Päckchens mit zum Beispiel den Gegenständen sein, die so oder so für die Präsenzveranstaltung gekauft wurden. Zusätzlich sollte in den Päckchen noch etwas zum Essen und Trinken enthalten sein. Dies kann in Form von einem Kuchen zum Kaffee und Kaffeebohnen oder Teebeuteln sein. Auch ein alkoholfreies Getränk am besten in einer nachhaltigen Glasflasche und Nudeln, als Möglichkeit zum Mittagessen, inkl. Rezeptvorschlag, sind gute Möglichkeiten die Teilnehmer*innen in die Veranstaltung mit einzubringen. Den persönlichen Kontakt wird dadurch auch Online eine Bühne gegeben.

Das Gesamtpaket einer Online-Veranstaltung ist vielfältiger. Um schnell reagieren zu können, helfen die fünf Punkte. Insbesondere beim Punkt 2 und den Spezialisten für Online-Veranstaltungen ist schnelles Handeln wichtig. Damit werden Sie aus einer einstmals geplanten Präsenz-Veranstaltung innerhalb kürzester Zeit eine professionelle Online-Veranstaltung planen und durchführen können.