Wie Sie ein erfolgreiches Vertriebsmeeting vorbereiten, gestalten und organisieren

Wie Sie ein Vertriebsmeeting vorbereiten und gestalten bzw. organisieren, erfahren Sie in diesem Beitrag. Außerdem stellen wir Ihnen Redner vor, die Vorträge im Bereich Vertrieb halten, da diese Ihr Vertriebsmeeting originell bereichern können.


1. Ein Vertriebsmeeting muss vorbereitet – also organisiert - sein

Vertriebsmeetings gehören zum Unternehmensalltag, um einzelne Projekte voranzutreiben, Wissensstände auszutauschen oder um neue Vorhaben auf den Weg zu bringen. Doch wie viel Zeit und Energie wird auf so manch einem Vertriebsmeeting verschwendet, weil es nicht zielführend organisiert worden ist? Wer sitzt schon gerne in einem Vertriebsmeeting gelangweilt mit den Gedanken, doch eigentlich produktiver sein zu können?

Das Problem ist, dass viele Vertriebsmeetings nicht ausreichend vorbereitet, sondern kurzerhand einberufen werden. Das Ergebnis sind dann meist Besprechungen, die ohne greifbare Ergebnisse oder verbindliche Abmachungen enden. Doch das muss so nicht sein, denn mit einigen wenigen Regeln lassen sich Vertriebsmeetings zu einem effizienten Werkzeug umgestalten.

Ein erfolgreich organisiertes Vertriebsmeeting

  1. braucht eine Agenda
  2. benötigt einen zeitlich festgelegten Rahmen
  3. ist keine Runde aus Berichterstattungen
  4. hat immer Platz für Probleme und Herausforderungen
  5. bietet Raum, um gemeinsam etwas zu lernen
  6. legt den Fokus auf das Team
  7. setzen gezielt Störer ein, um aus der Routine auszubrechen

Redner, die einen Vortrag zum Thema Verkauf halten:

Dani Nieth

Redner · Trainer

Jammern gefährdet Ihre Gesundheit.

Nadine Krachten

Redner · Trainer · Coach

Verkaufen ist wie flirten

2. In der Vorbereitung ist eine verbindliche Agenda zu erstellen

Eine Agenda ist für ein erfolgreiches Vertriebsmeeting ein absolutes Muss. Das klingt auf den ersten Blick viel zu banal, wird aber allzu oft vergessen. Teilnehmer bekommen häufig eine Einladung, erfahren aber nicht, worum es im Detail geht. Vielmehr überlässt man alles dem Zufall, getreu dem Motto: Die Inhalte ergeben sich schon, wenn man gemütlich beieinandersitzt.

Ein solches Vertriebsmeeting ist von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Ja, so ein Vertriebsmeeting ist eine reine Zeitverschwendung. Es braucht also zwingend eine Agenda. Diese ist eine Route, an der sich das Vertriebsmeeting orientiert. Eine Agenda bietet den Teilnehmern die Chance, Inhalte und Fragen vorzubereiten, denn Vorbereitung ist auch hier alles.

Damit ein Vertriebsmeeting optimal gestaltet werden kann, helfen folgende Fragen:

  • Warum führen wir dieses Vertriebsmeeting überhaupt durch?
  • Wie sehen die Ziele für dieses Vertriebsmeeting aus?
  • Für wen ist das Vertriebsmeeting wichtig?
  • Wer ist für den Erfolg des Vertriebsmeetings wichtig?
  • In welchem zeitlichen Rahmen findet das Vertriebsmeeting statt?

3. Ein Meeting lässt sich besser durch einen Zeitrahmen gestalten

Jedes typische Vertriebsmeeting neigt dazu, sich zeitlich auf das mögliche Maximum auszudehnen. Mehr noch, gerade in diesen Fällen neigen Teilnehmer dazu, sich zu verzetteln und am Ende ohne Ergebnisse dazustehen.

Von daher braucht jedes Vertriebsmeeting einen klar definierten Zeitrahmen, der für alle Teilnehmer verbindlich ist. Idealerweise behält ein Moderator hier die Kontrolle. Auch der zeitliche Verlauf ist für alle Teilnehmer transparent und verbindlich geregelt. Gerade auf Basis einer vorhandenen Agenda lässt sich ein Zeitplan definieren. So können beispielsweise einzelne Themen und Präsentationen im Rahmen eines Worldcafé abgehalten werden. Hierbei finden einzelne, zeitlich begrenzte Präsentationen in kleinen Gruppen statt und die Teilnehmer rotieren von Gruppe zu Gruppe.

Natürlich kann es passieren, dass es zu einzelnen Themen keine Entscheidung gibt. In diesem Fall muss die Entscheidung nach Ablauf der Zeit vertagt werden.

4. Video: Tipps für ein besseres Vertriebsmeeting

5. Ein gut gestaltetes Vertriebsmeeting verzichtet auf Berichterstattungen

Zahlen, Daten und Fakten sind wichtig. Doch in einem Vertriebsmeeting haben diese nur am Rande etwas zu suchen. Der Grund hierfür ist relativ einfach, denn leicht lässt sich eine regelmäßige Routine einrichten, bei der Zahlen, Daten und Fakten durch einen zentralen Verteiler die Runde machen. Außerdem setzten heute eh viele Unternehmen auf CRM-Systeme, die jeweils aktuelle Zahlen, Daten und Fakten für einzelne Bereiche bzw. das gesamte Unternehmen transparent auswerfen.

Somit gibt es keine Notwendigkeit mehr, um in einem Meeting sich ausführlich um alle Zahlen, Daten und Fakten zu kümmern. Außerdem wird über diesen Weg vermieden, dass schwächere Verkäufer an eine Art Pranger enden. Ziel ist es vielmehr, ein ziel- und problemorientiertes Klima zu etablieren, um gemeinsam Wege zu finden und Ziele zu erreichen.

6. Ein gut vorbereitetes Vertriebsmeeting hat immer Platz für Probleme

Bei der Festlegung der Agenda gilt es, allen Mitarbeitern genügend Raum zu geben, um gemeinsam über Probleme und Herausforderungen zu sprechen. Gerade über diesen Weg lassen sich Kundenwünsche identifizieren, neue Einwände erkunden oder auch neue Prozesse, Systeme und Abläufe anstoßen. Im Rahmen der Agenda sollte zu diesem Zweck ein definierte Zeitblock festgelegt werden. Zusätzlich sollte auch ein Dokument über das Inter- bzw. Intranet angelegt werden, indem Teilnehmer einzelne Probleme und Herausforderungen schon vorab in die Runde geben können. Dadurch kann sich jeder schon einmal Gedanken zur Aufgabenstellung bzw. der Lösung machen. Im Rahmen des Vertriebsmeetings selbst können dann die vorher eingereichten Probleme und Herausforderungen zügig abgearbeitet werden.

Redner, die einen Vortrag zum Thema Verkauf halten:

Roman Kmenta

Redner · Berater · Coach

Keynote Speaker Nicht um jeden Preis - Ein Plädoyer für das Wertvolle in Zeiten des Billigen https://www.romankmenta.com/keynote-speaker

Dr. Christian Mikunda

Redner · Berater

Experte für Marketing - Dramaturgie.

7. Ein erfolgreich gestaltetes Vertriebsmeeting bietet Raum zum Lernen

In jedem Vertriebsmeeting geht es auch darum, Neues zu entdecken. Hierzu können Vortragsredner eingeladen werden, die meist einen komplett anderen Einblick mitbringen. So wird ein gemeinsamer Blick über den Tellerrand geworfen.

Zusätzlich können weitere Ideen ausgetauscht werden, neue Softwarelösungen werden präsentiert oder auch weitere Techniken, Tipps und Tricks werden vorgestellt. Letztlich kann eine solche Runde wie ein buntes Buffet sein, vom dem sich jeder Teilnehmer das nimmt, was ihn weiterbringt bzw. weiterbringen könnte.

Weiterhin lassen sich Erfahrungen austauschen, Rückmeldungen von Kunden vergleichen sowie neue Erkenntnisse auf den Tisch legen. Es sollte genügend Raum geben, um Fragen zu stellen bzw. um auch Hilfe zu suchen. Sicher lassen sich auch hier einzelne Inhalte im Rahmen der Agenda in einem zentralen Dokument vorab sammeln. Häufig ist es sinnvoll, den Großteil der Informationen den Teilnehmern vorab schon zukommen zu lassen, damit diese ihre wertvolle Zeit während des Meetings für weitergehende Fragen austauschen, statt mit grundlegenden Dingen zu verschwenden.

8. Ein erfolgreiches Vertriebsmeeting legt den Fokus auf das Team

Erfolge sind immer Team- und niemals Einzelleistungen. Gerade hier bietet ein erfolgreiches Vertriebsmeeting viel Spielraum, so dass sich jeder einbringen kann. Entscheidend hierbei ist, dass das Vertriebsmeeting von allen Seiten her auf Augenhöhe und in einer wertschätzenden Atmosphäre stattfindet.

Eine offene Kommunikation ist hierbei erwünscht, denn gerade konstruktive Kritik bringt oftmals den Input, der tatsächlich gebraucht wird. Leicht lassen sich hier Optimierungspotenziale ermitteln, Negatives oder Positives identifizieren. So können alle im Team auf einem hohen Niveau motiviert werden.

9. Gezielt geplante Störer im Meeting helfen aus der Routine auszubrechen

Gleich und Gleich gesellt sich gern. Auch noch so erfolgreiche Teams gleichen sich über die Zeit an. Das hat meist zur Folge, dass einige Entscheidungen einfach ohne Kritik verabschiedet werden, obwohl es vielleicht einige besser wissen. Hier entsteht in vielen Fällen aus der Routine heraus eine gewisse Betriebsblindheit – diese gilt es zu durchbrechen.

Zu diesem Zweck sollte in jedem Unternehmen ein Team von kreativen Störern installiert werden, die über große Erfahrung verfügen und sich nicht scheuen, ohne Vorbehalte ihre Meinung vorzubringen. Natürlich können an dieser Stelle auch externe Referenten hinzugezogen werden, doch diese sollten über eine entsprechende Expertise verfügen, um auf kreative und unterhaltsame Art und Weise neue Impulse zu setzen.

Wachrütteln und das neue Sichtweisen entdecken sind hier auf jeden Fall wünschenswert.

10. Fazit

Es braucht regelmäßige Vertriebsmeetings, um das gesamte Team auf Kurs zu halten. Selbstbeweihräucherungen, Zahlenschlachten und das Vorführen von einzelnen Mitarbeitern gehören nicht in ein erfolgreiches Vertriebsmeeting. Vielmehr geht es um eine solide Vorbereitung, um so aus einem Vertriebsmeeting ein wirkungsvolles Instrument zur Steuerung des Vertriebs zu machen.

Redner, die einen Vortrag zum Thema Verkauf halten:

Ivanka Brockmann

Redner · Berater · Trainer

»«WELTWEIT ERFOLGREICH VERKAUFEN»« »«SELL SUCCESSFULLY WORLDWIDE»«

Dieter Lange

Redner · Trainer · Coach

Dieter Lange. Der Impulsgeber.



Möglicherweise sind folgende Ratgeberbeiträge auch für Sie interessant: