Schreibtisch Coaching: Hier finden Sie Trainer/Coaches für Schreibtisch Coaching

Schreibtisch Coaching heißt, mit einem aufgeräumten Schreibtisch produktiv arbeiten. Chaos auf dem Schreibtisch bedeutet Chaos in der Arbeit. Ein Schreibtisch Coaching sorgt für Ordnung und schafft die Grundlage für ein erfolgreiches Wirken. Darum ist ein solches Coaching etwas für alle Menschen, die an einem Schreibtisch arbeiten – egal ob im Unternehmen oder im Homeoffice.

Trainer, die ein Schreibtischcoaching anbieten:

Marion Busert

Berater · Trainer

Ich bin seit vielen Jahren Bürofachkraft und verfüge über eine langjährige Berufserfahrung als EDV-Dozentin. Diese Kombination ist eine gute Grundlage, um individuelle EDV-Trainings zielführend und praxisorientiert zu gestalten.

Astrid Lensker

Berater · Trainer · Coach

Klarheit bringt Effizenz!


1. Worum geht es bei einem Schreibtisch Coaching?

Für viele Angestellte ist der eigene Schreibtisch Dreh- und Angelpunkt ihrer Arbeit. Hier sammelt sich alles an, bilden sich Stapel und werden Entscheidungen getroffen. Doch passt man hier nicht auf, dann entwickelt sich Schritt für Schritt eine Dauerablage, die mit jedem weiteren Blatt anwächst. Wohl jeder kennt den Spruch „Steter Tropfen höhlt den Stein“. Dieser Spruch gilt auch für das Schreibtisch Coaching: Jedes zusätzliche Blatt, jedes weitere Schriftstück und jede hinzukommende Notiz sorgen bei vielen am Ende des Tages für ein Mehr an Unordnung. Unordnung führt über kurz oder lang zum Chaos. Kurz: Der Überblick schwindet. Ein Schreibtisch Coaching schafft Abhilfe. Typische Themen sind:

  • Mit einem Ablagesystem für Ordnung sorgen
  • Notizen sammeln und wiederfinden
  • Der Posteingang ist keine Ablage
  • Eine gesunde Arbeitsumgebung gestalten
  • Arbeitsschritte organisieren
  • Der Papierkorb ist für Vieles die beste Ablage
  • Schreibtisch am Morgen – Schreibtisch am Abend
  • Frühjahrsputz auf und im Schreibtisch

Mit Blick auf viele Unterlagen, Schriftstücke und Notizen wird klar, dass hier effektives und produktives Arbeiten kaum möglich sind. Es heißt zwar „Das Genie beherrscht das Chaos“, doch Chaos macht erwiesenermaßen unproduktiv. Mitarbeiter, die in einem aufgeräumten und gut organisierten Ambiente arbeiten, sind von Natur aus produktiver – schon alleine, weil sie weniger suchen müssen. Fakten einer gut organisierten und aufgeräumten Arbeitsumgebung sind:

  • Jeder kann sich besser konzentrieren.
  • Ablenkungen nehmen deutlich ab.
  • Jeder kann so effizienter und effektiver arbeiten.

Beim Schreibtischcoaching zeigen Trainer, worauf es ankommt und wie ein Schreibtisch zu einem ordentlichen Arbeitsplatz für effektives Arbeiten wird.

2. Schreibtischcoaching Tipp 1: Warum beginnt ein Schreibtischcoaching mit der Ablage?

Beim Schreibtischcoaching wird klar, dass hier jede Menge Informationen, Schriftstücke und Notizen über den Schreibtisch bzw. Bildschirm wandern. Nicht alle Informationen sind relevant. Manches ist zeitsensitiv. Nur die wenigsten Informationen sind für die aktuelle Aufgabe wichtig. Ein Ablagesystem, das einer gewissen Ordnung folgt, sorgt für einen leeren Schreibtisch. Es stellt sicher, dass die relevanten Informationen ihren Platz haben und wiederauffindbar sind.

Die Vorteile eines Schreibtisch Coaching sprechen mit Blick auf die Ablageordnung eine deutliche Sprache, denn

  • eine funktionierende Ablage spart Zeit, da weniger gesucht werden muss,
  • die Konzentration verbessert sich, weil immer nur das sichtbar ist, was aktuell benötigt wird,
  • die Bewegungsfreiheit nimmt zu, denn man hat mehr Platz auf dem Schreibtisch und
  • ein aufgeräumter Schreibtisch hinterlässt einen guten Eindruck bei Kollegen sowie gegebenenfalls auch auf Kunden.

Gerade der letzte Punkt ist nicht zu unterschätzen. Denn auch hier sollten insbesondere Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. So sorgen sie für Ordnung in der gesamten Abteilung.

Sofern im Unternehmen nicht an allen Stellen auf ein komplett papierloses Büro gesetzt wird, fallen praktisch in jedem Büro Unterlagen und Informationen in Papierform an. Sowohl bei geringem als auch bei hohem Papieraufkommen zeigt sich, das ein durchdachtes und funktionierendes Ablagesystem notwendig ist:

  • Bei hohem Papierkaufkommen braucht es verschiedene Ordner in möglichst unterschiedlichen Farben, so dass hier die jeweiligen Dokumente in einer festen Struktur abgelegt werden können.
  • Bei geringem Papieraufkommen reichen meist ein oder zwei Archivboxen mit einzelnen Mappen, um alle relevanten Informationen auf geordnete Art und Weise zu sortieren.

Beim Schreibtisch Coaching lässt sich meist schon beim Sortieren eine Struktur erkennen, so dass diese dann auf eine Ordner-/Mappenstruktur übertragen werden kann. Register mit Farben, einer alphabetischen oder auch einer nummerischen Struktur helfen dabei, um Unterlagen schnell und einfach so abzulegen, dass diese leicht wiedergefunden werden können. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Gewohnheit, ein einmal eingerichtetes und etabliertes System kontinuierlich zu nutzen. Idealerweise werden alle eingehenden Unterlagen in einem fest geplanten Zeitblock gesichtet. Das, was sofort erledigt werden kann, wird erledigt. Das, was Zeit braucht, wird geplant und so abgelegt, dass man dann zum geplanten Zeitpunkt darauf ohne Suchen zugreifen kann. Beim Schreibtisch Coaching lassen sich praktisch alle einzelnen Schritte definieren und so im Tagesablauf integrieren, dass sich erst gar keine Papierstapel mehr bilden.

Zum Schluss werden beim Schreibtisch Coaching alle anderen Ablagemöglichkeiten eliminiert, so dass sich hier keine Unterlagen mehr sammeln können. Letztlich braucht es nur noch einen Eingangskorb. Täglich oder wöchentlich wird dieser Korb abgearbeitet und die jeweiligen Unterlagen landen an dem für sie vorgesehenen Platz. Folgt man dieser Strategie aus dem Schreibtisch Coaching, dann gehören langes Suchen und ständig wiederkehrende Aufräumaktionen der Vergangenheit an.

3. Schreibtischcoaching Tipp 2: Notizen sammeln und wiederfinden

Der heilige Gral beim Schreibtischcoaching sind all die Notizen, die sich im Laufe des Tages ansammeln. Denn diese sorgen für Unordnung auf dem Schreibtisch.

Ein Notizbuch kann hier wahre Wunder wirken. Hier lassen sich wichtige Gedanken sortiert sammeln, Notizen während eines Telefonats aufnehmen und Schreibtisch bzw. Kopf bleiben frei für das, was aktuell ansteht. Gute und hochwertige Notizbücher werden aktuell immer beliebter, denn diese sind meist so angelegt, dass sie Klarheit schaffen. Im Rahmen des Schreibtisch Coaching lassen sich hier verschiedene Notizbücher vergleichen, um sich dann für das zu entscheiden, was am besten zu einem passt.

4. Video: 7 Tipps für den aufgeräumten Schreibtisch

5. Schreibtischcoaching Tipp 3: Eine gesunde Arbeitsumgebung gestalten

Das Schreibtisch Coaching geht aber über die reine Organisation und Ablage hinaus. Auch der gesamte Arbeitsraum wird hierbei betrachtet, denn für alle Mitarbeiter im Unternehmen ist eine gesunde Arbeitsumgebung das A und O für gute Arbeit.

Beim Schreibtisch Coaching wird hier der jeweilige Arbeitsplatz etwas genauer unter die Lupe genommen. Fotos und Souvenirs sind meist gut für das eigene Wohlbefinden. Doch zu viel „Schnick Schnack“ kann auch für ein mehr an Unordnung sorgen. Letztlich gilt es beim Schreibtisch Coaching bewusst abzuwägen. Meist ist auch hier weniger mehr.

Aber eine gesunde Arbeitsumgebung ist sehr wert: Schon die Position des Schreibtisches kann eine erhebliche Wirkung auf die Arbeit und das persönliche Wohlbefinden haben. Steht ein Schreibtisch in einem Durchgangsbereich, dann ist das ein Garant für fortlaufende Störungen und Unterbrechungen. Auch die Position zum Fenster kann die Arbeit beeinflussen, denn ein ungünstiger Lichteinfall erschweren das Arbeiten am PC. Beim Schreibtisch Coaching können hier kleine Änderungen eine große Wirkung haben und am Ende für eine gute Arbeitsleistung sorgen.

6. Schreibtischcoaching Tipp 4: Der Papierkorb ist für Vieles die beste Ablage

Viele Aufgaben haben eine gewisse Priorität. Manche Dinge erledigen sich von selbst. Beim Schreibtisch Coaching spielt auch das Setzen und Durchsetzen von Prioritäten eine entscheidende Rolle.

Hierbei gelten folgende Prinzipien

  1. Es gibt dringende und wichtige Aufgaben, die idealerweise sofort erledigt werden müssen,
  2. wichtige und nicht dringende Aufgaben lassen sich planen,
  3. dringende und nicht wichtige Aufgaben sollten delegiert werden und
  4. alle weiteren Aufgaben gehören in den Papierkorb.

Es müssen nicht alle Unterlagen zwingend aufgehoben werden. Ganz im Gegenteil, denn Vieles heben wir auf und brauchen es nie wieder. Dadurch bläht sich die Ablage nur unnötig mit Unterlagen auf, die nie gebraucht werden. Wenn sie dann gebraucht werden, dann startet man eh mit einer Suche im Internet bzw. Intranet - und nicht in der eigenen Ablage.

7. Fazit zum Schreibtisch Coaching

Die Arbeit von Führungskräften profitiert in jedem Fall von einem Schreibtisch Coaching. Doch entscheidend für den Erfolg dieser Maßnahme sind die Gewohnheiten. Hier gilt es, jeden Abend den Schreibtisch aufzuräumen, so dass man am nächsten Morgen mit einem leeren Schreibtisch startet. So gehören zugemüllte Schreibtische mit einer organisch gewachsenen Ablage der Vergangenheit an. Der übliche Frühjahrsputz fällt weg, denn alles auf und im Schreibtisch reduziert sich auf ein Minimum. Darum ist ein Schreibtisch Coaching nicht nur interessant für Führungskräfte, sondern für alle Mitarbeiter, die an einem Schreibtisch arbeiten.



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